Ti tips til rapportering på prosjekt!

Rapporter fra gjennomførte prosjekter er viktige for utviklingen av egen organisasjon, og for at andre organisasjoner skal ha nytte av erfaringene fra prosjektet. Her er ti tips for deg som skal rapportere til Østfold Barne- og Ungdomsråd. Når du har lest disse tipsene kan du velge å bruke denne malen for rapportering.

1. Sjekk hvilke krav som stilles til innhold i rapporten i retningslinjer og tilsagnsbrev
I retningslinjene til Østfold Barne- og Ungdomsråd er det som oftest et eget punkt som heter rapportering. I dette vil man finne hvilke krav den enkelte støtteordning stiller. Alle støtteordninger har sine egne krav til rapportering.

I retningslinjene for de ulike støtteordningene, er det åpnet for at Østfold Barne- og Ungdomsråd kan spesifisere hva tilskuddet skal brukes til i et prosjekt. Slike øremerkinger er omtalt i tilsagnsbrevet og vil kunne medføre tileggskrav til rapporten.

2. Sjekk om det finnes krav til form på rapporten
I tilegg til krav til innhold kan det være ulike krav til form på rapporten. Foreksempel kan det være krav om at rapporten skal utarbeides som en artikkel som skal publiseres på Østfold Barne- og Ungdomsråds nettsider. Alle støtteordningene har egne skjema som skal brukes.

Som regel skal rapporten leveres elektronisk - om ikke annet er spesifisert i tilsagnsbrevet.

3. Tenk rapport underveis
Når du skal i gang med prosjektet vil det være naturlig å ha klarlagt noen milepæler i prosjektet. Ved disse milepælene vil det være lurt å utarbeide korte delrapporter som vil kunne lette arbeidet med hovedapporten til slutt.

Ofte er det slik i en frivillig organisasjon at prosjektledere kommer og går, og da vil slike rapporter kunne være til stor hjelp for den som skal utarbeide sluttrapporten og sikre kontinuitet i prosjektet.

4. Regnskap
Det er viktig å føre et regnskap for prosjektet underveis slik at man får god økonomistyring. Da kan man foreta justeringer kontinuerlig, slik at man slipper store avvik i forhold til budsjett. Samarbeid gjerne med økonomiansvarlig i organisasjonen.

Lag et godt system for oppbevaring av bilag. Plastposer med krøllete kvitteringer er sjelden populært verken hos revisor eller Østfold Barne- og Ungdomsråd.

5. Prosjektgjennomføring
I søknaden la man fram en plan over hvilke aktiviteter som skulle gjennomføres. Ble disse gjennomført som planlagt eller er det store avvik i forhold til det som ble omtalt i søknaden.

Avvik i forhold til søknaden må forklares i rapporten. Store endringer i prosjektet må alltid være avtalt med Østfold Barne- og Ungdomsråd. Hva gjorde dere i aktiviteten, hvor mange deltakere og hvilke erfaringer har organisasjonen gjort.

Det er viktig å trekke frem både de negative og de positive erfaringene prosjektet har ført med seg, slik at erfaringene fra prosjektet har overføringsverdi til videre arbeid i organisasjonene.

6. Måloppnåelse
Alle støtteordninger har et formål. Prosjekter som får tilskudd har Østfold Barne- og Ungdomsråd vurdert det slik at søker arbeider mot dette formålet. Hvordan er måloppnåelsen i forhold formålet med støtteordningen og hvordan er måloppnåelsen i forhold til organisasjonens egne målsetninger?

Det er ikke alltid man lykkes i et prosjekt ? vær ærlig i rapporten.

7. Eksempler til etterfølgelse
Dersom man har gjort seg konkrete erfaringer som man tenker kan komme til nytte i egne eller andres rekker, bør man ha et eget punkt om dette i rapporten. Det er lov å skryte av seg selv.

8. Videreføring
I rapporten skal det komme frem hvordan organisasjonen har tenkt å videreføre prosjektet eller resultatene av prosjektet. Dersom prosjektet i sin helhet er avsluttet skal det komme frem hvordan man vil bruke resultatene i organisasjonen sin daglige drift.

Dersom prosjektet skal videreføres skal det legges ved en plan for gjennomføring av resten av prosjektet.

9. Tidsfrist
I starten av prosjekt bør man lage seg en aktivitetskalender slik at man hele tiden har oversikt over hvilke frister som gjelder.

Det er viktig for alle parter at organisasjonen leverer rapporten i tide. Dersom man har problem med dette, må man ta kontakt med Østfold Barne- og Ungdomsråd for å be om en eventuell utsettelse. Konsekvenser av å ikke levere rapport i tide kan være krav om tilbakebetaling av tilskudd og eventuell stopp i støtte fra andre ordninger i Østfold Barne- og Ungdomsråd.

10. Kopi
Husk alltid å ta kopi av rapporten og alle vedlegg før du sender den til Østfold Barne- og Ungdomsråd. Posten er ikke hva den en gang var.

Oversikten er basert på en artikkel av Kristian Fjellanger og Haldis Gjømle (nasjonale konsulenter i Landsrådet for Norges Barne- og Ungdomsorganisasjoner).